Extranet Document Management

Ein schneller, mobiler und sicherer Zugriff auf interne Wissens- und Informationsressourcen gehören gerade bei Mitarbeitern, die im Außendienst tätig sind, zu den wichtigsten Optimierungskriterien. Aber auch Kunden können von einer solchen zeit- und ortsunabhängigen Informationsversorgung profitieren.

Unsere Extranet-Lösung verspricht einen unkomplizierten, wirtschaftlichen und sicheren Weg, um Ihren externen Mitarbeitern und/oder Kunden, rund um die Uhr, mit Informationen und Dokumenten zu versorgen. Die Lösung bietet die Möglichkeit einem geschlossenen Kreis von Nutzern kontrolliert Informationen zur Verfügung zu stellen.

Wie funktioniert die Lösung

Die Lösung ist als Modul für das Content Management System (CMS) conrad:// erhältlich und stellt Dokumente als Download in einem geschützten Webbereich zur Verfügung.
Der Workflow ist denkbar einfach und dennoch effizient: Zunächst werden die Dokumente (alle Microsoft Office Formate möglich) im Flash-Format aufbereitet. Anschließend werden die Dateien im conrad:// Backend hochgeladen und innerhalb gesicherter Zonen auf der Website eingebunden. Diese gesicherten Zonen verlangen eine Authentifizierung des Benutzers mit Benutzername und Passwort. Das Anlegen der Benutzer sowie die Vergabe von Rechte für Gruppen und/oder bestimmten Personen werden zuvor im Backend des CMS vorgenommen.

Hat sich der Benutzer dann authentifiziert, so hat er die Möglichkeit, sich Dokumente in einem gesonderten Dokumentenbetrachter anzeigen zu lassen. Der Benutzer sieht jeweils eine Seite des Dokuments in einem Flash-Framework. Dieses Framework ermöglicht es dem Benutzer, zwischen den Seiten zu wechseln, zu einem bestimmten Kapitel (oder Seitenzahl) zu springen oder Stichworte über eine Volltextsuche zu suchen, wobei hierfür nicht nur das Dokument, sondern das gesamte Extranet herangezogen wird.

Durch den hohen Sicherheitsanspruch werden die Inhalte nicht als Text, sondern als Bildinhalt zum Kunden übertragen. Das Kopieren von Inhalten per Copy & Paste wird somit verhindert. Zudem verhindert das Flash Framework ein Speichern des Dokuments und das direkte Ausdrucken. Dennoch können bei Bedarf z.B. Downloads festgelegten Nutzergruppen bereitgestellt oder direkt an eine bestimmte Person gerichtet werden - was und wann bestimmen ganz allein Sie.

Weitere Besonderheiten unserer Extranet-Lösung: Zum einfachen Kopieren und Hochladen der Daten auf den Server kann eine WebDav- Schnittstelle genutzt werden. Zudem können bei Bedarf alle Benutzeraktivitäten protokolliert werden. Das sorgt für zusätzliche Sicherheit und Transparenz.

Vorteile für Ihr Unternehmen

• zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle wichtigen Dokumente
• Hohes Maß an Sicherheit ohne Einschränkungen bei der Dokumentenbereitstellung
• Sicher, effizient, zuverlässig, kostengünstig
• Mehr Transparenz
• Zentralisierte Überwachung der Dokumentenzugriffe
• Erhöhung der Flexibilität der Mitarbeiter im Außendienst
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Optimierung der Kommunikations- und Arbeitsprozesse
• Erweiterung einer Wissensplattform über Unternehmensgrenzen hinweg
• Bessere Integration externer Mitarbeiter und/oder Kunden
• Schneller Informationstransfer durch intuitive Bedienung
• Kein Schulungsaufwand erforderlich